Warum Sie Newsletter nicht per Outlook & Co. verschicken sollten

Outlook ist die am meisten verwendete Software zum Versenden von E-Mails – zumindest in größeren Unternehmen. Kleine Unternehmen nutzen gerne Thunderbird, Inbox, K-9 Mail, Google-Mail u.a. Sowei, so gut – für die E-Mail Kommunikation sind dies genau die richtigen Werkzeuge. 

Wenn es jedoch um den Versand eines Newsletters bzw. eines Mailings geht, wird die Thematik wesentlich komplexer. Der rechtlich vorgeschriebene Prozess sollte unbedingt eingehalten werden, um teure Abmahnungen oder das Sperren der eigenen Domain bzw. IP-Adresse (und somit folglich der eigenen E-Mail Adresse) durch den Eintrag in einer Blacklist zu vermeiden.

Ich schweife kurz von der eigentlichen Fragestellung ab, denn die folgenden Informationen sind wichtig, um das Thema im Gesamten zu vermitteln:

Bereits vor der Erstellung des Newsletters gilt es, eine wichtige rechtliche Vorgabe zu beachten. In den Newsletter-Verteiler dürfen E-Mail Adressen nur dann aufgenommen werden, wenn dafür eine explizite Erlaubnis eingeholt wurde. Üblich und rechtlich vorgeschrieben ist hier das Double-Opt-In-Verfahren: Der Interessent trägt sich in das Newsletter-Anmelde-Formular auf der Website ein und stößt damit den Double-Opt-In Prozess an. Das System verschickt dann automatisiert ein Bestätigungsmail, in dem es über die Anmeldung informiert und einen Link anbietet, der zur Bestätigung bzw. Aktivierung der Anmeldung geklickt werden muss. Erst wenn dieser Klick erfolgt ist, dürfen Newsletter an diese Adresse zugestellt werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass der Eintrag in den Newsletterverteiler auch tatsächlich vom Besitzer der eingetragenen E-Mail Adresse vorgenommen wurde. 

In der Praxis ist es oft so, dass die Zustimmung zum Empfang des Newsletters offline stattfindet. Beispielsweise, indem der Newsletter in einem Feedbackbogen nach Veranstaltungen angeboten wird. Um die Zustimmung zum Erhalt des Newsletters später im Bedarfsfall nachweisen zu können, muss das Schriftstück unbedingt aufbewahrt werden.

Rechtlich vorgeschrieben ist auch, dass jeder Newsletter einen Link enthält, über den das Austragen aus dem Verteiler ermöglicht wird.

Zurück zur eigentlichen Frage: Warum sollten Sie Newsletter nicht per Outlook & Co. verschicken?

Nehmen wir mal an, alle o.g. Anforderungen sind erfüllt – die Zustimmung des Empfängers zum Newsletter kann nachgewiesen werden und der Abmeldelink im Newsletter ist enthalten. Warum denn nun nicht mit Outlook & Co. versenden?

Bei der Nutzung des eigenen E-Mail Clients erfolgt der Versand über den Mailserver des eigenen bzw. des gebuchten Webhosts. Dieser ist für den Versand einzelner Mails gedacht, wobei auch das Versenden von Mails an – beispielsweise 20 Kollegen – kein Problem darstellt. Wenn Sie hingegen an einen weit größeren Verteiler versenden möchten, evtl. gar an hunderte oder tausende Empfänger, sieht es ganz anders aus. Die Begrenzungen und Einschränkungen sind von Hoster zu Hoster verschieden, jedoch grundsätzlich kann man sagen, dass ab einer gewissen Verteilergröße die Versandgeschwindigkeit deutlich sinkt (was an sich kein großes Problem ist) und die Wahrscheinlichkeit, dass die einzelnen Mails zuverlässig zugestellt werden, rapide sinkt. Viele Freemail Provider wie beispielsweise GMX, WEB.DE, Gmail, Yahoo, Hotmail etc. stufen solche Mails direkt als Spam ein und blockieren die Zustellung. Extrem ungünstig ist, dass Sie darüber nicht informiert werden. Es gibt keinerlei Fehlermeldung, auch keinen Logeintrag, der für Sie ersichtlich wäre. Mails an einzelne Empfänger (u.U. an sehr viele Empfänger!) werden evtl. nicht zugestellt und Sie bekommen es nicht mit!

Ihnen steht kein Reporting, keine Statistik zur Verfügung, über die Sie einsehen könnten, wieviele Mails korrekt ausgeliefert, ob die enthaltenen Links geklickt wurden etc. Alles nach dem Versand ist eine große Variable.

Wie oben bereits erwähnt, ist die Gefahr, dass Ihre Mails als Spam eingestuft werden, groß. Neben der Tatsache, dass mit hoher Wahrscheinlichkeit eine große Anzahl an E-Mails ihren Empfänger nicht erreichen, besteht die Gefahr, dass Ihre Domain bzw. die IP-Adresse in s.g. Blacklists eingetragen und die von dieser IP Adresse bzw. Domain verschickten E-Mails nicht weiter zugestellt würden. Das wäre fatal und würde Ihre digitale Korrespondenz massiv beeinträchtigen. 

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